Welke gegevens,
waarom en hoe lang.

01Wie wij zijn

Cijfersmid wordt ontwikkeld en geleverd door Winstwaker, Zuidzijde Haven 39 a, 4611 HC Bergen op Zoom, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84193891 (btw NL003924434B98). Je bereikt ons via [email protected].

02Twee rollen

Voor de website, je account, bestellingen en facturen zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.

De gegevens van cliënten die een kantoor in Cijfersmid vastlegt (zoals namen, BSN, fiscale en financiële gegevens en documenten) verwerken wij in opdracht van dat kantoor. Het kantoor is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst. Ben je cliënt van een kantoor en heb je een vraag over je gegevens? Neem dan eerst contact op met je kantoor.

03Welke gegevens we verwerken

• Website: technische gegevens van ieder verzoek, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browsergegevens. De gratis hulpmiddelen slaan je invoer niet op; de btw-nummercontrole gebruikt je IP-adres alleen tijdelijk om misbruik te beperken.
• Account: naam, e-mailadres, kantoornaam, je wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash), gegevens voor tweestapsverificatie (versleuteld), sessies en een logboek van handelingen in je kantoor (wie deed wat en wanneer).
• Bestellingen: gekozen licentie of creditbundel, bedragen, factuurgegevens en betaalstatus. Betalen gaat via Stripe; wij ontvangen geen volledige kaart- of bankgegevens.
• Contact: de inhoud van e-mails die je ons stuurt en onze antwoorden.

04Waarom en op welke grondslag

• Om je account, de software en je bestellingen te leveren (uitvoering van de overeenkomst).
• Om facturen en betalingen te bewaren zoals de wet voorschrijft (wettelijke verplichting).
• Om Cijfersmid te beveiligen, misbruik te voorkomen en storingen op te lossen, bijvoorbeeld met serverlogs en limieten op inlogpogingen (gerechtvaardigd belang).
• Om je te mailen over je account, beveiliging, bestellingen en dossiermeldingen die je zelf aanzet. We sturen geen nieuwsbrieven of reclame zonder je toestemming.

05Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om Cijfersmid te leveren:

• OVHcloud: hosting op een eigen server in Frankrijk (EU). Daar staan de database, documenten en back-ups.
• Cloudflare: netwerk en beveiliging. Het verkeer naar cijfersmid.nl loopt via hun netwerk.
• Google: verzending van e-mails (account, uitnodigingen en dossiermeldingen) via Gmail.
• Stripe: betalingen en facturen.

Verstuurt een kantoor een aangifte of jaarrekening, dan gaan de gegevens daarvan naar de Belastingdienst (via Digipoort van Logius) of naar de KVK. Bij de btw-nummercontrole gaat het gecontroleerde nummer naar VIES van de Europese Commissie.

Cloudflare, Google en Stripe kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Dat gebeurt op basis van de waarborgen die zij bieden, zoals de EU-standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

06Cookies

Cijfersmid gebruikt alleen een functionele cookie om je ingelogd te houden. Die is 24 uur geldig en niet leesbaar voor scripts. We gebruiken geen analyse- of marketingcookies en geen volgpixels.

07Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens zolang je account bestaat. Na opzegging verwijderen we ze binnen 90 dagen.
• Bestellingen en facturen zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Serverlogs van de website ongeveer 14 dagen.
• Back-ups maken we dagelijks, op dezelfde server. Ze zijn alleen bedoeld om na een storing te herstellen. Gegevens die zijn verwijderd, kunnen daarin nog voorkomen; we gebruiken ze niet voor iets anders.

08Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Wachtwoorden bewaren we alleen als hash, tweestapsverificatie is beschikbaar en de gegevens van ieder kantoor zijn op de server van elkaar gescheiden. Uploads worden op virussen gecontroleerd. Meer daarover lees je op de pagina Veiligheid.

09Je rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens, om beperking van de verwerking, of bezwaar maken. Je kantoorgegevens kun je zelf in één archief downloaden. Mail ons via [email protected]; we reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10Wijzigingen

Als deze verklaring wezenlijk verandert, laten we dat vooraf weten aan accounthouders. Bovenaan zie je wanneer ze voor het laatst is bijgewerkt.